Le versement par les administrations de leurs archives aux Archives départementales est une obligation. Cette rubrique rappelle les obligations des collectivités et reprend les principes de gestion et de restauration des archives.

• Selon la loi du 15 juillet 2008 les archives sont l'ensemble des documents, quel que soit leur support matériel (papier, disquettes, CDROM…), produits ou reçus par tout service ou organisme dans l'exercice de leur activité.

• Le versement des archives des administrations aux Archives départementales est une obligation légale.

• Les administrations ne peuvent détruire leurs archives sans un visa préalable délivré par le directeur des Archives départementales.

• L'archivage est le moyen de garantir dans le temps les droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, grâce à la conservation de leur dossier

Pour vous aider à gérer au mieux vos archives, nous vous proposons :

Formulaires à retourner exclusivement par courrier à l’adresse suivante :
Archives départementales des Alpes-Maritimes
C.A.D.A.M.
147 boulevard du Mercantour
06206 Nice Cedex 3

Des tableaux de gestion sont proposés par le service interministériel des Archives de France :

• Collecte et tri des archives administratives

Ci-dessous deux circulaires données à titre indicatif :

• Gestion des archives des collectivités territoriales
• Durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs

Les Archives départementales sont à la disposition de tous les services administratifs pour élaborer un tableau adapté aux documents du service.

Contact par courriel : producteurs_publics@departement06.fr

L'archivage permet un gain de place et de temps. La compétence des Archives départementales s'étend à l'ensemble des services administratifs qu'ils relèvent de l'Etat ou des collectivités territoriales et dont le siège est dans le département.

Archivage dans le service

• Les administrations sont responsables de leurs archives.

• Les Archives départementales ont un rôle de conseil dans la gestion des archives des administrations.

• Les archives ont une durée d'utilité administrative variable liée aux besoins de gestion du service et aux délais de recours légaux.

• La durée d'utilité administrative (D.U.A.) de chaque document est déterminée soit par des textes réglementaires, soit en collaboration avec les Archives départementales qui rédigent des tableaux de gestion.

• La détermination de la durée d'utilité administrative des documents permet de se séparer d'archives qui occupent inutilement des espaces de bureau soit par un versement aux Archives départementales, soit par l'élimination de ces documents.

Destruction des documents périmés

L'élimination concerne les documents dont la durée d'utilité administrative est arrivée à expiration et qui ne présentent aucun intérêt historique.

• Avant de détruire un document administratif, toute administration doit impérativement demander une autorisation d'élimination aux Archives départementales.

• Pour obtenir le visa de destruction des documents, le service doit établir un bordereau d'élimination transmis aux Archives départementales.

• L'élimination des documents est à la charge du service.

• La confidentialité des documents doit être rigoureusement respectée. Ceux-ci doivent être détruits par incinération, déchiquetage ou recyclage.

Le nouveau Code pénal (art. 432-15) énonce que le fait de détruire, détourner ou soustraire
un registre, un acte ou un titre original de l'autorité publique peut être puni de 10 ans d'emprisonnement et de 150 000 euros d'amende.

Versement des archives

Le versement aux Archives départementales ne concerne que les documents de conservation définitive.

• Pour effectuer le versement, les dossiers doivent être préalablement conditionnés dans des boîtes d'archives de format standard.

• Il convient d'inscrire sur les boîtes le numéro d'ordre sans aucune autre mention.

• Les indications du contenu des dossiers doivent figurer exclusivement sur le bordereau de versement, ce qui permet de protéger la confidentialité des documents contenus dans les boîtes.

• Une fois rédigé, le bordereau de versement doit être envoyé aux Archives départementales avant le versement.

• La prise en charge des documents aura lieu après vérification des conditions de versement aux Archives départementales.

• Le versement s'effectue uniquement sur rendez-vous.

• Les documents remis aux Archives départementales restent à tout moment à la disposition du service versant.