Les communes sont propriétaires de leurs archives (Code du patrimoine, art. L212-6). Les frais relatifs à la conservation des archives sont une dépense obligatoire de la commune qui inscrit, chaque année, les crédits nécessaires à leur conservation : aménagement d’un local, achat de boites, classement et mise en valeur, reliure et restauration (Code général des collectivités territoriales, art. L2321-2).

Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives. Ils peuvent en assurer eux-mêmes la conservation ou la confier, par convention, au service d’archives d’une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d’archives compétent (Code du patrimoine, art. L212-6-1).

La commune ou la structure intercommunale peuvent externaliser le classement et le tri de leurs archives en recourant à l’intervention sur quelques jours d’un archiviste professionnel (mission archives du centre de gestion du département des Alpes-Maritimes ou prestataire privé d’archivage).

Les archives conservées en mairie ou au siège du groupement de communes font partie du domaine public mobilier de la collectivité (Code général de la propriété des personnes publiques, art. L21212-1).

Le maire et le président du groupement de communes sont responsables civilement et pénalement des archives. Ainsi, la destruction d’archives sans autorisation du directeur des Archives départementales est passible d’une peine de trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (Code du patrimoine, art. L214-3).

Les agents en contact avec les documents sont tenus au secret professionnel (Code du patrimoine, art. L211-3).

Conformément à l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926, à chaque nouvelle élection municipale, un récolement des archives de la mairie, annexé à un procès-verbal de décharge de responsabilité et de prise en charge des archives de la commune, est obligatoire.

Le maire ou le président de l’EPCI est tenu d’établir ce procès-verbal de récolement de ses archives signé par ses soins et par le maire ou le président de l’EPCI sortant en trois exemplaires originaux en format papier. Le premier est transmis aux Archives départementales, le second est conservé par le maire ou le président de l’EPCI entrant et lui tient lieu de prise en charge, le troisième est remis au maire ou le président de l’EPCI sortant et lui tient lieu de décharge.
En cas de réélection du maire et d’une modification de l’équipe municipale, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

Des préconisations sont disponibles sur le site des Archives de France et un modèle téléchargeable au format électronique ci-dessous.

Les Archives départementales se déplacent régulièrement dans les communes et intercommunalités pour exercer le contrôle scientifique et technique au nom de l’Etat (Code du patrimoine, art. R212-4). Elles s’assurent de la bonne conservation des documents, de la conformité du ou des bâtiments les conservant, de la gestion des documents et de leur communication. Ce contrôle donne lieu à un compte-rendu remis à la commune. Les Archives départementales ont également une mission de conseil auprès des collectivités concernant les archives

Les communes et leurs groupements doivent assurer de bonnes conditions de conservation des archives en aménageant des locaux sains et sécurisés dont l’usage est exclusivement réservé aux archives.

• Consulter le guide sur l'aménagement d'un local archives et la conservation des archives

En cas de sinistre, incendie, inondation, vol, touchant les archives, la commune et les groupements de communes doivent avertir les Archives départementales (Code du patrimoine, art. R212-53). Un guide est à votre disposition.

Les communes et les groupements de communes peuvent externaliser la conservation des archives courantes et intermédiaires. Quant aux archives définitives, à forte valeur juridique, administrative et historique, ne peuvent pas faire l’objet d’une externalisation. Les Archives départementales doivent être averties en cas de projet d’externalisation. L’externalisation des archives ne peut se faire qu’auprès d’un prestataire agréé par l’administration des archives. Le contrat de dépôt doit être adressé au directeur des Archives départementales qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai. Le directeur des Archives départementales est destinataire d’un exemplaire du contrat signé (Code du patrimoine, art. R212-19 et R212-22).

La reliure des actes administratifs est encadrée par :

• Décret n°2010-783 du 8 juillet 2010, modifiant l’article R213-9 du Code général des collectivités territoriales relatif à la tenue des registres de délibérations
• Circulaire IOC B 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements
• Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements
• Instruction générale relative à l’état-civil

Les actes à faire relier sont :

• Les actes d’état-civil et les tables décennales,
• Les délibérations, arrêtés et décisions du maire, les actes de publication et de notification des actes.

Les pièces-annexes des délibérations sont conservées à part (mentionner la date du conseil ainsi que le numéro de l’affaire). Les arrêtés de voirie temporaires peuvent être imprimés sur du papier ordinaire.

La reliure des registres doit respecter les règles suivantes :

• Les actes doivent être imprimés sur du papier blanc et permanent de format A4 ou A3 : vérifier auprès du fournisseur que le papier est conforme à la norme ISO 9706-1999 (le symbole mathématique de l’infini entouré d’un cercle placé au dessus du numéro de la norme doit figurer sur l’emballage, se renseigner si nécessaire auprès du fournisseur) ;
• Utiliser une encre neutre et stable de couleur noire (norme ISO 11788-1997) et imprimer les actes avec une imprimante laser ;
• Les actes peuvent être imprimés en recto ou en recto verso avec une marge de 2,5 cm ;
• Chaque registre ne dépassera pas 200 feuillets ;
• La reliure doit respecter les mêmes caractéristiques techniques que celles des registres d’état civil (faire appel à un professionnel de la reliure qui utilisera des matériaux neutres et respectera les règles préconisées par le Service interministériel des Archives de France).
• Les actes sont classés chronologiquement et les feuillets foliotés ;
• Pour les délibérations, mentionner le nom de la commune et la date de la séance, pour les arrêtés et les décisions préciser la nature de l’acte ;
• A la fin de chaque volume, faire figurer une table par date et par objet pour les délibérations en y reportant également les informations relatives aux arrêtés et décisions ;
• Pour les communes de moins de 1 000 habitants qui auraient des registres comportant plusieurs années, une table annuelle sera insérée à la fin de chaque année civile, le dernier volume comprendra une table récapitulative portant sur l’ensemble des années couvertes par le registre ;
• Lorsque le volume des actes est peu important, un registre unique dénommé « registre de la mairie » peut être constitué afin de regrouper l’ensemble des types d’actes (sauf état civil).

Concernant les délibérations, les exemplaires à relier sont ceux signés par le maire et non ceux revenant du contrôle de légalité.

(Fiche pratique sur la reliure des actes administratifs en cours de construction).

Circulaire IOC B 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements

Les communes et les structures intercommunales doivent veiller à la bonne gestion de leurs archives :

• Pour assurer la gestion courante de l’activité de la commune,

• Pour faire valoir le droit des administrés ou de la commune,

• Pour qu'elles deviennent à terme des matériaux pour la recherche historique.

Les archives communales et intercommunales doivent être correctement classées pour faciliter l’identification ainsi que la recherche et permettre l’élimination réglementaire des archives n’ayant pas d’utilité juridique, administrative ou historique. Une bonne gestion des documents commence dès la création du document, qu’il soit sur support papier ou électronique. La collectivité doit donc mettre en place une politique d’archivage au sein de son administration. Celle-ci passe notamment par la nomination d’un agent en charge de la gestion des archives. Cet agent devient un référent auprès de sa collectivité et des Archives départementales, concernant les archives. L’accès aux archives doit être exclusivement réservé à cet agent de manière à éviter la désorganisation et la perte de documents.

Des formations en archives sont proposées par le CNFPT. Les Archives départementales proposent également à la demande des formations personnalisées sur un à trois jours. Les demandes sont à adresser à dad@departement06.fr

• Consulter également le Portail International des Archives Francophones

Les documents doivent régulièrement être archivés, c’est-à-dire classés dans un local dédié. Il est recommandé de procéder à l’archivage des dossiers tous les ans ou tous les deux ans. Les agents gardent ainsi dans leur bureau les dossiers de l’année en cours et de l’année précédente.

Dans le local d’archives, les dossiers doivent être organisés de manière thématique. Les dossiers doivent être conditionnés en boites d’archives pour protéger les documents de la poussière, de la lumière, de l’humidité mais aussi pour éviter de mélanger les dossiers entre eux. Les boites doivent être correctement identifiées pour faciliter la recherche.

• (Fiche pratique sur le classement des archives communales et intercommunales en cours de construction)
  
• Consulter l’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales

Classement des archives : fonds d’aide aux communes de moins de 2 000 habitants

Conscient de la difficulté des petites communes à répondre à leur obligation de classement et de dépôt aux Archives départementales de leurs documents de plus de cinquante ans à conservation définitive, le Conseil départemental des Alpes-Maritimes a approuvé lors de sa séance du 7 octobre 2022 la mise en place d’un dispositif de soutien spécifique.
 
Sur dépôt d’une demande et sur présentation des factures, les communes de moins de 2 000 habitants ayant fait l’objet d’un contrôle scientifique et technique peuvent solliciter une aide pour les opérations de résorption de l’arriéré de classement de leurs archives.
 
Afin que le plus grand nombre de communes puisse bénéficier de cette aide, les demandes seront examinées par les Archives départementales et feront l’objet d’un rapport remis à la direction de la Culture. Les dossiers doivent être remis au Département au plus tard le 22 juillet 2024.  
 
Pour tout renseignement, l’équipe des Archives départementales se tient à votre disposition : dad@departement06.fr

Comme pour les documents sur support papier, le maire est responsable civilement et pénalement de la conservation des originaux numérique. Cela implique l’utilisation d’une solution d’archivage électronique (logiciel spécifique) qui permet d’assurer la valeur probante et l’intégrité des pièces justificatives dématérialisées.

(Guide sur les archives électroniques en cours de construction).

Toute demande d’élimination d’archives publiques, papier ou électronique, doit être transcrite dans un bordereau d’élimination (modèle ci-dessous) et envoyée par voie postale aux Archives départementales pour visa en trois exemplaires signés et originaux. L’accord réglementaire préalable des Archives départementales avant destruction est obligatoire (Code du patrimoine, R212-51).

Une fois le bordereau visé, l’élimination des documents doit être faite par broyage, déchiquetage ou incinération.

Trois circulaires encadrent le tri et l’élimination des archives communales et intercommunales :

• Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 août 1993 du directeur général des Archives de France et du directeur général des collectivités locales : instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes, parties « attributions du maire agissant au nom de l’État », « urbanisme, voirie, communications », « assainissement, hygiène, santé », « action sociale », « enseignement », « sports, loisirs, culture ».

• Instruction de tri DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

• Circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relative au tri et à la conservation des archives produites par les communes et les structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.

Vous pouvez consulter le vade-mecum simplifié rédigé par les Archives départementales (ci-dessous).

Pour maîtriser l’accroissement des archives et éviter l’accumulation d’arriérés, une campagne de tri et d’élimination doit être menée au moins une fois par an.

Afin de permettre aux archivistes communaux et aux secrétaires de mairie d’appréhender plus facilement la technique d’élaboration des bordereaux d’élimination et d’appliquer au mieux les circulaires de tri et d’élimination, les Archives départementales des Alpes-Maritimes proposent une toute nouvelle aide aux communes, déclinée en plusieurs temps forts :

• Des rendez-vous personnalisés, formations, en visio-conférence.

• L’élaboration de documents sous format PDF annotés en mode semi-actif pour des échanges avec la commune en mode de pré-contrôle des archives éliminables à terme.

• Des échanges par courriel et/ou par téléphone pour affiner le travail et parvenir à la présentation au directeur des Archives départementales pour visa d’un bordereau d’élimination conforme à la réglementation.

Le principe fixé par la loi est la libre communicabilité des archives publiques (Code du patrimoine, art. L213-1), avec une protection particulière accordée à certains types de documents pour préserver les intérêts de la commune ou des droits et libertés collectifs et individuels (Code du patrimoine, art. L213-2). Par exemple, les actes de décès sont immédiatement communicables (si la cause du décès n’est pas mentionnée en marge) alors que les registres d’état civil de naissance et de mariage ne seront communicables qu’à partir de 75 ans à compter de la clôture du registre (secret des personnes).

Sauf indication contraire, le délai de communicabilité est calculé à compter de la date du document le plus récent contenu dans le dossier (un dossier dont les dates extrêmes sont 1975-1977 et dont la communication porte atteinte à la vie privée des personnes deviendra ainsi librement communicable à la date du 1er janvier 2028).

Si le délai légal n’est pas atteint, le demandeur a la possibilité de faire une demande de dérogation soumise à l’avis du service producteur des documents concernés, à celui du directeur des Archives départementales et à celui des Archives de France (Code du patrimoine, art.213-3).  

L’accès aux archives publiques est un droit et tout refus de communication doit être motivé (par exemple par la non atteinte des délais de communicabilité, ou par le mauvais état matériel du document).

Toute communication doit se faire dans une salle dédiée, sous surveillance d’un agent de la commune afin d’éviter toute soustraction ou dégradation du document.

• Communes de moins de 2 000 habitants

Les archives de plus de 50 ans (et de plus 120 ans en ce qui concerne l’état civil), destinées à être conservées de manière définitive, doivent être déposées aux Archives départementales (Code du patrimoine, art. L212-11). Elles restent la propriété de la commune qui peut en demander la communication.

• Communes de plus de 2 000 habitants

Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent demander à déposer par convention aux Archives départementales leurs archives de plus de 50 ans (et de plus de 120 ans en ce qui concerne l’état-civil), destinées à être conservées de manière définitive (Code du patrimoine, art. L212-12). L’organe délibérant de la collectivité doit prendre une délibération.

Si les conditions de conservation mettent les archives présentant un intérêt historique certain en péril, le préfet peut prescrire le dépôt d’office de ces documents aux Archives départementales, quelles que soient l’importance de la commune et la date des documents (Code du patrimoine, art. L212-13).

• Structures intercommunales

Conformément à l'article L212-6 du Code du patrimoine, les EPCI ou syndicats engagés dans une procédure de dissolution sont responsables du tri et du classement de leurs archives avant le transfert des documents à la structure désignée pour en assurer la conservation. La structure intercommunale peut réaliser ces opérations en interne ou bien recourir à une prestation d’archivage auprès d’un opérateur (mission d’archivage auprès du Centre de Gestion des Alpes-Maritimes ou une société d’archivage).

La conservation des archives ayant encore une utilité administrative peut être confiée à la structure héritant des missions de la structure intercommunale. Les archives historiques, et les archives ayant encore une utilité administrative en l’absence de transfert de compétences, peuvent au choix être confiées au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou déposées aux Archives départementales (Code du patrimoine, art. L212-5 et L212-6-1). Un bordereau de transfert et d’inventaire des archives est établi par l’intercommunalité dissoute. Il est signé par le président de la structure intercommunale et l’organisme chargé de la conservation des archives de l’intercommunalité. Une copie du bordereau doit être adressée aux Archives départementales.

• Consulter le modèle de bordereau de transfert et d'inventaire ci-dessous

Les communes ou leurs groupements peuvent solliciter une aide financière pour la restauration et la numérisation de leurs documents d’archives ainsi que pour l’aménagement d’un local d’archives.

Les demandes sont à adresser :

• Au Département

• À la Direction régionales des affaires culturelles (DRAC)