Tout projet de construction ou d’aménagement d’un bâtiment ou local destiné à la conservation d’archives des collectivités territoriales et administrations publiques doit être soumis au préfet (Code du patrimoine, R212-54). Les Archives départementales se rendent sur place pour émettre un avis circonstancié.

• Le terrain choisi doit être sec, non inondable ni exposé aux risques de glissements ou aux effondrements. Les périls sont plus élevés en cas d’implantation du local en sous-sol ou sous le toit.

• Le local doit être facile d’accès pour y effectuer des versements d’archives, assurer du magasinage et, le cas échéant, y accueillir du public.

• La superficie du local à construire ou aménager doit être estimée en fonction des besoins de l’accroissement annuel des archives pour les 15 à 20 ans à venir. La superficie maximale par magasin est de 200 m².

• Le bâtiment doit disposer d’une bonne inertie thermique pour éviter les fluctuations de température et d’humidité relative.

• La structure la plus adaptée est l’ossature en béton. La charge au sol doit être au maximum de 900 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes et de 1 300 kg/m² pour un équipement en rayonnages mobiles. La hauteur de la tablette couvrante est située au maximum à 2,20 mètres.

• La présence de fenêtres doit être évitée afin que la lumière naturelle ne porte pas atteinte directement aux documents. Si le local comporte des fenêtres, ces dernières doivent être barreaudées ou munies de stores. L’éclairage artificiel sera de l’ordre de 200 lux. Les LED seront à privilégier.

• Les sols et murs doivent être recouverts d’une peinture anti-poussière (exclusion du béton brut) et empêchant l’émission de composés organiques volatiles.

• Les archives papier sont particulièrement sensibles aux variations d’humidité relative. Il est recommandé de disposer d’un système de chauffage, de brassage et filtration de l’air. En l’absence de climatisation, il est possible d’utiliser, de manière ponctuelle, des déshumidificateurs mobiles ou d’humidificateurs mobiles suivant vos besoins. Les déshumidificateurs doivent être vidés très régulièrement.

• La température doit être située entre 16° C et 23° C, avec une variation maximale de 2° C par semaine et de 1° C par jour (tranche de 24 heures).

• L’humidité relative doit être entre 45 et 55 %, avec des variations maximales de 5 % par jour (tranche de 24 heures).

• Des systèmes de contrôle de la température et de l’humidité relative avec mémorisation des valeurs (mini/maxi) sont l’idéal, avec un contrôle régulier.

• À défaut, des relevés manuels réguliers peuvent être effectués. Un tableau de suivi de la température et de l’humidité relative est à établir. Il doit faire l’objet d’un émargement systématique.

• Choisir des rayonnages métalliques recouverts d’une peinture époxy polyester cuite au four. Ceux-ci devront être fixés afin d’éviter les risques de basculement (murs, sols ou plafonds).

• Prévoir une hauteur de 15 cm entre le sol et la tablette la plus basse (augmenter cette hauteur si les magasins sont situés en rez-de-chaussée et en sous-sol pour tenir compte des risques d’inondation). Ne rien entreposer à même le sol.

• La profondeur des étagères s’étend de 35 à 40 centimètres. La longueur des épis est de 10 mètres au maximum. La hauteur de la tablette utile la plus élevée est à 180 centimètres du sol pour permettre de manipuler les documents sans escabeau.

• Ne pas disposer les rayonnages directement le long des murs donnant vers l’extérieur.

• Protection contre les incendies : disposer d’un système de protection incendie et d’extincteurs à eau pulvérisée sans additif.

• Protection contre les dégâts des eaux : le local doit être dépourvu de toute canalisation. En cas d’impossibilité à aménager un local ailleurs, il est essentiel de ne pas placer de rayonnages sous une canalisation.

• Si le local est une annexe, il est utile de disposer sur place d’une armoire d’urgence (papier buvard, papier absorbant, serpillères, sacs).

• Avoir un local fermant à clef et accessible uniquement aux agents de la collectivité ou de l’organisme habilités. En cas d’ouverture au public, les lecteurs doivent être surveillés par un agent et sous aucun prétexte n’accéder aux magasins de conservation.

• Disposer d’une alarme anti-intrusion avec renvoi aux forces de l’ordre.

Ce local doit être régulièrement inspecté et aspiré pour éviter la poussière, facteur de développement de moisissures et de présence de rongeurs et insectes. Aucun aliment ne doit y être introduit. Il sera également nécessaire de veiller au bon état du filtre de l’aspirateur et à l’installation de pièges pour les différents nuisibles afin d’aider au contrôle.

Afin d’éviter une saturation rapide de l’espace, des éliminations réglementaires régulières doivent être faites.

Pour en savoir plus, consultez les Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives du Service interministériel des Archives de France.

Les documents doivent être conditionnés dans des boîtes ou autres conteneurs adaptés composés de matériaux neutres, à l’exclusion de matériaux recyclés. Les éléments métalliques (agrafes, trombones), ainsi que les matières plastiques : pochettes, chemises, élastiques sont à retirer. Les documents sont à dépoussiérer avant leur conditionnement avec un aspirateur à variation de vitesse utilisé à très faible puissance. Cet appareil sera à filtration absolue, sinon il faudra procéder à l’opération en plein air ou dans un local autre afin d’éviter la redéposition des spores et des germes.

En cas de découverte d’un sinistre ou de moisissures, consultez les fiches dédiées.

Pour éviter tout risque de vandalisme ou vol, les documents devront être communiqués au public selon un règlement et sous la surveillance d’un agent du service. Les vestes et les sacs sont à laisser dans un vestiaire.

Les documents en trop mauvais état (cahiers déreliés, papier pulvérulent) ne doivent pas être communiqués au public ni numérisés sans cahier des charges conforme à leur caractère patrimonial.