En qualité d’officier public et ministériel, vous produisez deux types d’archives publiques : les minutes et les répertoires (Code du patrimoine, L211-4). Avant leur versement aux Archives départementales, les documents doivent être conservés sous la responsabilité directe et par les moyens propres de leur producteur. Celui-ci assure notamment des conditions matérielles de conservation garantissant leur pérennité à long terme et leur classement, de façon à permettre l’accès à l’information.

Ces documents étant librement communicables après un délai de 75 ans (Code du patrimoine, L213-2) leur versement aux Archives départementales est donc obligatoire. Dès lors, leur conservation et leur communication est assurée par le service départemental d’archives.

Dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’État, les Archives départementales peuvent être amenées à contrôler les locaux à usage d’archives afin d’en vérifier la conformité et de s’assurer de la bonne conservation des documents. Un rapport est alors remis à l’officier pour signaler les points de vigilance.

Tout versement doit faire l’objet d’une préparation : classement des archives à verser, conditionnement en boîtes numérotées, rédaction du bordereau de versement et du volet amiante.

Une fiche d'aide au versement est disponible en téléchargement ci-dessous.

Classement des Archives à verser

Avant tout versement, il est indispensable d’organiser les documents à remettre. Ce classement doit se faire par notaire, puis par ordre chronologique (d’abord tous les dossiers d’un notaire X rangés par ordre chronologique, puis tous les dossiers d’un notaire Y rangés par ordre chronologique, etc.).

Si vous n’avez pas encore été formé à la réalisation du versement, ou si vous rencontrez des difficultés lors du classement, vous pouvez solliciter l’aide du chargé des archives notariales au sein des Archives départementales. Ce déplacement à votre office est gratuit ; il consiste en une formation au versement et non en la réalisation du versement.

Conditionnement en boîtes numérotées

Une fois le classement effectué, les documents/registres doivent être conditionnés en boîtes d'archives numérotées en continu (1 à X). Si besoin, le service des Archives départementales peut vous fournir des boîtes d'archives pour la réalisation de ce conditionnement (sous réserve de stock et sous condition d’un estimatif précis du besoin). Pour des raisons de sécurité, seules les boîtes de 10 cm et de 15 cm sont autorisées dans le versement (sauf cas d’un registre relié d'une largeur supérieure à 15 cm).

Rédaction du bordereau de versement et du volet amiante

Une fois les documents classés et mis en boîtes d'archives, il est nécessaire de remplir informatiquement (pas d’écriture manuscrite) le bordereau de versement ainsi que le volet amiante (disponible ci-dessous).

Le bordereau de versement est un instrument de recherche. Il permet de décrire sommairement chaque boîte d'archives afin d’avoir un aperçu de l’organisation du versement. Il a également pour objectif tracer le déplacement des documents de l’office vers le service d’Archives départementales ; il est donc la justification d’une passation de responsabilité des documents.

Dans ces conditions, il doit comporter le signalement des vols, lacunes et successions de notaires. Il doit également indiquer toute détérioration nécessitant une opération d’assainissement (moisissures, humidité, etc.) ou de restauration (déchirure importante, absence de reliure, etc.).

Le volet amiante a pour objectif de retrouver (quand cela est possible) les lieux de stockage successifs des documents afin d’évaluer le risque amiante de la conservation définitive.

Le versement est ensuite prêt à être réalisé.

Organisation du versement

L’office doit alors contacter le service des Archives départementales par mail afin :

• d’indiquer la quantité de boîtes du versement (X boîtes de 10cm et X boîtes de 15cm) ;

• transmettre le bordereau de versement et le volet amiante pour pré-validation.

Dès validation des Archives départementales, le bordereau de versement et le volet amiante doivent être imprimés et signés en 3 exemplaires originaux (pas de photocopie de signature) par le responsable de l’étude. Une date de versement est alors fixée.

Le transfert des documents demeure à la charge de l’étude et le responsable du versement doit accompagner le transfert des boîtes archives au bâtiment des Archives départementales pour remettre en main propre les 3 exemplaires originaux du bordereau de versement et du volet amiante. Un justificatif de prise en charge des documents est alors fourni au responsable du versement. Ce dernier indique le numéro attribué au versement (cote classée en 3E).

Après le versement

Une fois le versement effectué aux Archives départementales, le chargé des archives notariales traite le versement. Il transmet alors à l’office un inventaire détaillé du versement indiquant la cote de chaque boîte/dossier versé [la cote étant le n° d’identification unique de la boîte]. Un bordereau de versement original, annoté et signé, est également transmis à l’office.

L’inventaire détaillé du versement sera alors directement intégré à notre instrument de recherche en ligne.

Les Archives départementales assurent gratuitement la conservation des documents remis dans des magasins de conservation (température de 18°C, 50 % d’humidité relative).

Les documents versés sont communiqués par nos soins aux particuliers qui viennent les consulter sur place. A votre demande, notre service peut réaliser une communication à distance de vos documents (nécessaires au fonctionnement de votre office). Il est alors indispensable de fournir la cote du document demandé ainsi que l’intitulé de l’acte souhaité. Cette cote se trouve sur le bordereau de versement qui vous aura été remis après versement.

Pour tout renseignement ou assistance dans vos versements vous pouvez nous envoyer à mail à dad@departement06.fr

Les documents de moins de 75 ans ne peuvent pas être versés aux Archives départementales (sauf cas très spécifique d’intégrité des fonds). La responsabilité de conservation de ces documents est à la charge de l’office.

Vous aménagez un nouveau local archives ? Vous vous posez des questions sur la conservation des archives dans vos locaux ? Retrouvez nos indications sur la page Aménagement et Conservation.

Votre local a subi un sinistre ? Retrouvez nos conseils sur la page En cas de sinistre.

Les dossiers de clients ainsi que les documents de gestion de l’étude (livres comptables, registres clients) sont des archives privées et ne font pas l’objet d’un versement réglementaire. Ils peuvent cependant être pris en charge par les Archives départementales sous forme de don ; ce dernier étant soumis à validation de l’intérêt historique par les Archives départementales.