La collecte concerne aussi bien les archives publiques que les archives d’origine privée. Elle permet d’assurer la sauvegarde de la mémoire écrite, orale et iconographique du département du haut Moyen-âge à nos jours.
Les archives publiques sont issues des administrations publiques et notaires ayant leur siège dans le département. Elles ont alors l’obligation règlementaire de réaliser un versement de leurs archives aux Archives départementales.
Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer les registres d'état civil de plus de 120 ans et leurs archives à conservation définitive de plus de 50 ans. Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également procéder à un dépôt après délibération du conseil municipal.
La collecte est orientée aussi bien vers les documents écrits sur tous supports (parchemin, papier, support numérique) que les documents sonores (témoignages et récits, coutumes, contes et légendes, etc.) ou visuels (cartes et plans, dessins et gravures, photographies, films ou microfilms).
Les Archives départementales peuvent également revendiquer des archives publiques mises illicitement en vente (les archives publiques sont en effet imprescriptibles et inaliénables).
Les archives privées peuvent entrer aux Archives le plus souvent par voie de don, de dépôt ou d’acquisition.
Outre les archives publiques, les Archives départementales collectent également des archives privées  émanant d'associations, d'entreprises ou encore de familles. La collecte des archives "entrées par voie extraordinaire" (c'est-à-dire autre qu'administrative) peut revêtir plusieurs aspects : don, dépôt, legs, achat ou dation.

Les Archives départementales des Alpes-Maritimes conservent près de 40 kilomètres linéaires de documents allant de 1022 à nos jours.
Les archives étant par définition fragiles, une conservation préventive est mise en place afin d’assurer les meilleures conditions de conservation possibles : contrôle de la température et de l’hygrométrie, nettoyage et conditionnement adapté (chemises et boîtes ignifugées au pH neutre). Les locaux présentent également des mesures préventives contre les nuisibles (moisissures, insectes, rongeurs…), les sinistres (inondations, incendies, tremblements de terre…) et les vols.
Les archives se caractérisent par la multiplicité de leurs supports : parchemin, papier, plomb, cire, calque, bande film, plaques de verre, etc.
Les Archives départementales des Alpes-Maritimes disposent d’un atelier de reliure et restauration qui permet le traitement curatif des documents endommagés (désinfection, désacidification, restauration du support, voire reliure).
Afin de préserver les documents originaux les plus endommagés ou les plus consultés, des campagnes de numérisation sont organisées chaque année en interne ou par un prestataire externe. Cette opération a pour objectif de préserver l’original des manipulations ; prolongeant ainsi sa durée de vie et empêchant sa détérioration.

Pour permettre aux lecteurs d’identifier le ou les document(s) susceptible(s) de contenir les informations qu’ils recherchent, les Archives départementales organisent, décrivent et indexent les documents collectés en établissant des instruments de recherche.
Le classement est l'opération intellectuelle de mise en ordre du fonds en fonction de l'activité du producteur des archives. Ce travail scientifique est régi par des normes internationales : ISAD (G) (description de l’unité archivistique : fonds d’archives, série organique, sous-série, pièce), ISAAR (CPF) (description du producteur/propriétaire), ISDF (description des fonctions).
Une fois les dossiers analysés, les dossiers sont regroupés autour d'un plan de classement et cotés ; la cote est une référence alphanumérique qui permet d'identifier les documents.
Chaque classement donne lieu à la rédaction d'un instrument de recherche (liste raisonnée des documents ou dossiers) destiné à faciliter la recherche dans les fonds. Ces derniers sont durables, diffusables et moissonnables via le site internet.

Les Archives départementales étant un service public, la communication des documents est au cœur du métier de l’archiviste.
Les lecteurs sont accueillis dans la salle de lecture, un espace conçu pour la consultation des instruments de recherche et des documents sous leur forme traditionnelle (parchemin, papier). Elle permet aussi la consultation des documents au grand format (cartes et plans), les supports spéciaux (archives sonores et audiovisuelles) et les formats numériques. Des reproductions sont possibles dans certaines conditions.
Il est également possible de consulter les archives numérisées directement dans l’instrument de recherche en ligne. Bien entendu, ces archives numérisées ne représentent qu’une faible proportion des près de 40 kilomètres linéaires conservés dans les magasins d’archives. Cela représente environ 8 millions d’images de documents en ligne (état civil, cadastre, hypothèques, presse locale, revues anciennes, recensement, registres matricules…).
Les archives publiques sont librement communicables, sauf pour les droits que la loi entend protéger (secret industriel et commercial, respect de la vie privée, secret judiciaire, secret médical…). Pour ces derniers, une demande de dérogation dûment justifiée peut être instruite.

L'action culturelle et éducative menée par les Archives départementales propose de nombreuses activités afin de valoriser les archives.
Les Archives départementales des Alpes-Maritimes sont présentes lors de journées de valorisation telles que les journées du patrimoine organisées en septembre de chaque année.
Des expositions sont organisées au sein des Archives départementales. Des expositions en ligne sont également réalisées sur notre site internet.
Enfin, des expositions itinérantes sont prêtées aux mairies, offices de tourisme et associations. Elles retracent l’histoire du territoire des Alpes-Maritimes depuis le moyen-âge à nos jours et abordent des thèmes comme la presse, le tourisme, la forêt, la laïcité, etc.
Des publications sont réalisées par les Archives départementales des Alpes-Maritimes (catalogues d’exposition, recherches régionales) et un prix départemental de la recherche est attribué chaque année.
Sur rendez-vous, le service éducatif organise des visites de l'établissement et des séances de travail sur documents originaux dans le cadre des programmes pédagogiques. Les Archives départementales proposent également des ateliers et dossiers pédagogiques en prêt ou directement disponibles en ligne aux classes de primaire, collège et lycée.
Enfin, des ateliers de paléographie et de langues régionales et des jeux autour des archives sont mis en ligne.

Le directeur des Archives départementales exerce, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives au nom de l'État. Ce contrôle porte sur toutes les archives publiques produites dans le département ; sont concernés les administrations de l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, les personnes privées chargées d'une mission de service public, ou encore les officiers publics et ministériels.
Les actions de contrôle réalisées par les Archives départementales permettent à la fois de dresser un état sommaire des collections conservées par les services, mais avant tout de vérifier in situ les conditions matérielles de conservation des documents, d'en rappeler les règles et de proposer des solutions adaptées pour le conditionnement, les règles de sécurité, etc.
Ce contrôle se double d'une mission de conseil et de formation afin de permettre une gestion rationalisée et performante des archives : conseils pratiques sur la bonne tenue des dossiers courants et sur l’aménagement d’un local archives, fourniture des références techniques (circulaires en cours), conduite à tenir en cas de sinistre, élaboration de tableaux de gestion, communication et éventuellement valorisation des documents. Ces conseils doivent permettre à un producteur d'archives de bien gérer ses dossiers, de savoir combien de temps il doit les garder, mais surtout de connaître le sort final des documents (élimination, dépôt ou versement aux Archives départementales).
L’élimination d’archives publiques est strictement règlementée ; seul l’accord du directeur des Archives départementales permet la destruction d’archives publiques aux termes de la durée d’utilité administrative des documents et selon les normes en vigueur.